Cẩm nang các phương án ứng phó trước dịch bệnh Covid19 dành cho doanh nghiệp

Mối đe dọa từ dịch Covid-19 gia tăng một cách nhanh chóng gây tác động lớn với đại đa số doanh nghiệp. Trong bối cảnh với dịch Covid-19 lan rộng, doanh nghiệp nên cân nhắc và xem xét các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp nếu diễn biến tiếp tục theo chiều hướng xấu hơn. Bài viết này sẽ chia sẻ cùng doanh nghiệp về cách ứng phó trong tình hình dịch bệnh và giải pháp tiềm năng để hỗ trợ công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả thời dịch bệnh.

1. Công nghệ/Dữ liệu/Viễn thông

● Đảm bảo Trưởng bộ phận CNTT là một thành viên quan trọng của nhóm Quản lý Khủng hoảng.

● Ưu tiên cơ sở hạ tầng CNTT ổn định để có thể hỗ trợ nhu cầu làm việc từ xa và các nhu cầu phát sinh khác .

● Lên kế hoạch và lập ngân sách cho các giao thức hỗ trợ phần cứng và phần mềm. 

● Đầu tư công cụ phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp cho quy trình quản lý làm việc từ xa.

2. Quản lý khủng hoảng

● Thiết lập cơ cấu quản lý khủng hoảng với khả năng đưa ra những quyết định nhanh chóng 

● Rà soát các chính sách, quy trình và kế hoạch ứng phó hiện có.

● Xác định thời điểm mang tính quyết định hoặc mức độ nghiêm trọng để kích hoạt các kế hoạch tổ chức phù hợp.

● Xác định các chức năng kinh doanh quan trọng có thể bị ảnh hưởng và xây dựng các chiến lược phục hồi tương ứng.

● Xác định và đánh giá mức độ rủi ro của tổ chức và thực hiện các kế hoạch ứng phó phù hợp 

● Đảm bảo thông tin, truyền thông kịp thời, hiệu quả 

3. Nhân viên

● Theo dõi lịch trình nhân viên đi công tác.

● Có biện pháp duy trì hoặc cải thiện tinh thần nhân viên.

● Bắt buộc tự cách ly đối với nhân viên đã từng đến các địa điểm có nguy cơ cao, đã tiếp xúc với bất kỳ ai từ các vùng đó đó hoặc đang có các triệu chứng nhiễm bệnh

● Hạn chế các chuyến công tác đến những vùng có nguy cơ lây nhiễm cao.

● Xây dựng các quy trình theo dõi liên lạc để xác định những người đã tiếp xúc với nhân viên đã bị hoặc nghi ngờ nhiễm bệnh. 

● Giáo dục nhận thức cho nhân viên về COVID-19

● Chuẩn bị kế hoạch truyền thông nội bộ để sẵn sàng ứng phó với COVID-19 (ví dụ: đưa thông tin gì, khi nào và bằng cách nào) để hạn chế lo sợ và hoang mang của nhân viên. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp trực tuyến thì đây là thời điểm bạn cần đầu tư ngay.

4. Phương thức làm việc linh hoạt

● Phân chia lịch làm việc cho nhân viên (theo địa điểm hoặc theo ca) và triển khai các địa điểm làm việc dự phòng cho những nhóm nhân viên khác nhau.

● Cho phép nhân viên làm việc tại nhà và hỗ trợ trang bị các thiết bị đầy đủ và cần thiết cho làm việc từ xa (ví dụ: laptop, quyền truy cập VPN) 

● Sử dụng họp hội nghị trực tuyến với khách hàng và nhà cung cấp.

5. Chuỗi cung ứng

● Xác định các nhà cung cấp Cấp 1 và Cấp 2 quan trọng đối với doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp có nguồn cung từ một nhà cung cấp) và kiểm tra xem họ có trụ sở tại vùng có nguy cơ lây nhiễm cao khác cũng như đánh giá mức độ sẵn sàng ứng phó dịch bệnh của những nhà cung cấp này.

● Xác định mức tồn kho hiện tại và đưa ra kế hoạch dự phòng trong trường hợp thiếu hàng tồn kho.

● Xác định các nhà cung cấp dự phòng hoặc thay thế, nếu nhà cung cấp hiện tại không thể hỗ trợ doanh nghiệp.

● Kiểm tra các điều khoản hợp đồng xem có vi phạm Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) hay có tác động khác đối với doanh nghiệp không?

● Rà soát các chính sách bảo hiểm để đảm bảo phạm vi bảo hiểm cho các vi phạm hợp đồng liên quan đến việc giao nhận bị chậm trễ.

6. Tài chính/Tiền mặt/Bảo hiểm

● Rà soát lại kế hoạch kinh doanh và cập nhật hệ thống/tiêu chí KPI để có cơ sở thực tế cho việc đánh giá những hành động cần thực hiện

● Rà soát lại dòng tiền thực tế luân chuyển thường xuyên (hàng ngày) để giảm thiểu khả năng thiếu hụt dòng tiền do sụt giảm doanh thu cũng như do việc hạn chế trong việc di chuyển của nhân lực và hàng hóa 

● Cân nhắc và xem xét ảnh hưởng đến vốn lưu động trong chuỗi cung ứng. 

● Rà soát kỹ lưỡng các nghĩa vụ nợ để xác định các tình huống vi phạm hợp đồng có thể xảy ra (ví dụ: chậm trả lãi) và đánh giá các hậu quả tiềm tàng. 

● Tích cực chủ động kết nối với các bên cho vay và các bên liên quan khác, nhằm tránh bị bất ngờ và giúp chủ động sắp xếp lại các khoản nợ cũng như các nguồn tài chính thay thế khác. 

7. Thiết bị/Tài sản

● Quản lý trang thiết bị: Thực hiện vệ sinh thường xuyên các khu vực chung (ví dụ: nút bấm thang máy, tay nắm cửa, v.v.).

● Cung cấp vật tư y tế chống nhiễm khuẩn như xà phòng/ nước rửa tay khô và khẩu trang.

● Giám sát và theo dõi khách mời đến văn phòng 

● Có các quy trình ứng phó tại chỗ để sơ tán nhân viên và khử trùng các khu vực bị nhiễm trong trường hợp có ca nhiễm được xác nhận.

8. Các bên liên quan

● Chủ động liên lạc với các nhà cung cấp hoặc khách hàng để theo dõi và quản lý các gián đoạn hoặc thách thức tiềm năng trong việc cung cấp dịch vụ. 

● Thông báo cho nhà đầu tư/ cổ đông, nhà cung cấp hoặc khách hàng về kế hoạch ứng phó khủng hoảng hoặc kế hoạch hoạt động để giảm thiểu nỗi lo lắng và củng cố niềm tin của các bên liên quan. 

● Phối hợp với chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý về các kế hoạch ứng phó và chuẩn bị phối hợp.

Và giải pháp hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp để chèo lái trước đại dịch Covid-19 là nên áp dụng công nghệ thông tin số hóa hoạt động quản trị doanh nghiệp. Lựa chọn được công cụ hỗ trợ quản lý phù hợp sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp đứng vững và tìm được lối đi riêng để hiện thực hóa được mục tiêu đề ra.

Vậy đâu là công cụ tối ưu cho doanh nghiệp nhất lúc này?

Trên thị trường hẳn sẽ có rất nhiều giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp, nhưng để tìm được một giải pháp có thể đáp ứng được nhu cầu của đại đa số các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau thì không dễ tìm. Hơn nữa lại có thể đáp ứng cho doanh nghiệp có quy mô lớn tập đoàn, lại cũng đáp ứng được cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể chia nhỏ các giai đoạn đầu tư phần mềm để có thể số hóa toàn bộ doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài lại càng khó kiếm.

 Xin được giới thiệu tới Quý vị, bộ nền tảng IBOM sẽ giúp Quý vị có thể thực hiện những vẫn đề tưởng chừng rất khó thực hiện trên.

IBOM một nền tảng tổng thể trong lĩnh vực Quản lý công trình và Điều hành doanh nghiệp, được thiết kế và phát triển với mục tiêu bao quát được công việc của tất cả các phòng ban, liên kết công việc và dữ liệu của các phòng ban, dự án. Từ đó, tổng hợp, phân tích, đánh giá để hỗ trợ ra quyết định.

IBOM có nhiều đặc trưng nổi trội về lĩnh vực quản lý dự án xây lắp như:

● Quản lý và Kiểm soát tiến độ dự án trực quan.

● Kiểm soát chi phí toàn diện và tính toán tiến độ theo chi phí.

● Kiểm soát và điều phối vật tư giữa các công trình rất linh động.

● Sử dụng hiệu quả, khai thác tối đa công năng của thiết bị công trình

● Quản lý thông tin nhà cung cấp hiệu quả

Ngoài ra IBOM cũng đáp ứng rất tốt cho quản trị và điều hành doanh nghiệp:

● IBOM giúp thiết lập và quản lý kế hoạch công việc, quản lý tiến độ trực tuyến

● Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

● Cung cấp hệ thống biểu đồ báo cáo quản trị trực quan

● Hỗ trợ ứng dụng trên mobile, quản lý công việc 24/24

● Quản lý đầy đủ dữ liệu thông tin của người lao động

● Tích hợp máy chấm công tại nhiều địa điểm.

Và rất nhiều lợi ích khác nữa, Quý vị có thể tự mình trải nghiệm trên nền tảng IBOM, nhanh tay ĐĂNG KÝ để nhận được tư vấn của các chuyên gia đến từ hệ thống IBOM.